萍学院字〔2016〕2号
第一章 总 则
第一条 为了规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，发挥好档案“存凭、留史、资政、育人”的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》、《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》及其它有关法规，结合学校工作实际，特制定本管理办法。
第二条 学校的各类档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财务会计等方面工作和活动过程中形成的，对学生、学院和社会具有保存价值的需要由学院档案机构集中统一保管的各种文字、图表、声像等各种不同形式载体的历史记录材料。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的管理，做到“三纳入”、“四同步”，把档案工作纳入学院发展规划，纳入议事日程，纳入教育、科研和行政管理人员职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第五条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：
（一）组织制订实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划；
（二）组织、协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；
（三）贯彻执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件；
（四）监督、检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。
第六条 相关校领导共同参与学校档案工作管理，主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的政策法规；
（二）组织领导所分管部门制订实施档案工作发展规划和年度计划；
（三）审定所分管部门的档案管理规范、立卷部门、归档范围，并负责落实实施；
（四）负责审定所分管部门的档案工作规章制度；
（五）参加研究决定全校档案工作重大问题的会议；
（六）组织协调所分管部门的档案工作；
（七）监督检查所分管部门的档案工作“三纳入“、“四同步”执行情况；
（八）对分管部门的档案工作进行考核评估；
第二章 机构设置与人员配备
第七条 学校成立由校长为主任委员、分管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作，讨论决定学校档案工作重要事项。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的政策法规，审查学校档案工作规划；
（二）审定学校档案管理办法和规章制度；
（三）研究决定档案工作的重大事项；
（四）监督检查学校各部门、学院档案工作“三纳入、四同步”的执行情况，并进行考核评估；
学校档案工作委员会应当每年至少召开一次全体委员会议，研究、部署全校档案工作，并适时召开工作专题会议。
第八条 学校设立校档案馆，挂靠图书馆，设专职图书馆副馆长一名兼任档案馆馆长，配备专职档案工作人员2至3名；
第九条 校档案馆是管理全校各类档案的职能部门，是向学校和社会提供档案利用的中心，是全校档案工作的业务管理机构。校档案馆的职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实，依法依章开展学校档案工作检查和监督；
（三） 建立健全学校档案工作网络，确定校内各单位各部门档案资料的归档范围和保管期限；
（四）指导、监督、检查校内各单位档案工作；
（五）负责接收、整理、鉴定、统计及保管全校各类档案；
（六）开展档案的开放和利用工作，为社会和学校提供服务；
（七）根据馆藏出具师生相关证明，含个人履历、学生成绩、学籍、学历、学位认证等在校情况的证明以及其它档案资料证明；
（八）开展专（兼）职档案工作人员的业务培训；
（九）利用档案开展多种形式的宣传和教育活动；
（十）开展档案学术研究和交流活动；
（十一）积极开展数字化档案馆建设；
（十二）完成学校党委和行政交办的其他工作。
第十条 学校内设单位和部门要制定相应的档案管理制度，实行“一把手”负责制，并明确分管档案工作的负责人，选拔1 至2 名责任心强、有一定计算机应用能力的工作人员担任专（兼）职档案员。
第十一条 学校内设单位、部门分管档案工作负责人主要职责是：
（一）保证学校档案工作规章制度在本单位、部门的贯彻执行；
（二）对本单位、部门的档案工作进行规划、检查和督促，对各种档案资料的移交进行审核，并签署意见；
（三）协调解决本单位、部门在档案形成、立卷、移交、档案保管和档案利用过程中出现的问题；
（四）认真学习档案业务知识，积极参加学校档案工作活动。
第十二条 学校内设单位、部门专（兼）职档案员主要职责：
（一）执行学校档案工作的相关规定，具体做好本单位、部门档案的收集、保管、整理、分项和预立卷归档工作；
（二）认真钻研档案业务知识和有关专业知识，积极参加档案业务培训和其它档案工作有关活动；
（三）对本单位、部门所属的科、室、课题组等及个人的档案资料立卷进行指导、监督和检查；
（四）负责按档案立卷规定编写页号，填写文件目录，经本单位、部门领导和档案馆审查后，输入档案管理系统；
（五）掌握各类档案形成规律，做好立卷归档各环节的工作，做到及时、准确、完整地向学院档案馆移交档案；
（六）严格遵守档案工作安全保密制度，确保档案的安全和保密。
第十三条 学校各部门各单位应该按本《办法》的规定定期向院档案馆送交归档资料。
对于部分需要特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，在校档案馆的业务管理、指导、监督、检查下，由部门单位成立档案室单独保管，这些部门单位应当按年度将保管的档案目录报送校档案馆。
第十四条 学校的人事、财会、基建档案在校档案馆内安排专门库房分别存放，在校档案馆的领导下，由档案馆和相关部门的专（兼）职档案员共同管理。
第十五条 学院专（兼）职档案人员原则上是学校事业编制人员。
专职档案人员编制数由学校根据学校档案机构的档案数量和工作任务确定。学校档案机构中的专职档案人员应具有本科以上的学历，具备档案业务知识和相应的科学文化管理技能。
专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
建立档案工作培训机制，专（兼）职档案员应通过档案业务培训，考核合格后，方能上岗。档案业务培训课时可作为专业技术职称继续教育课时。
第十六条 学校对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。学校对档案人员中的涉密人员，按照法律法规的有关规定予以审查批准,参照相关标准予以专项补助。
第三章 档案管理
第十七条 学校实行文件形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，交本部门档案工作人员检查合格后，向学校档案馆移交。
第十八条 各部门、学院应把档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十九条 各类档案的管理规范、立卷部门和归档范围：
(一)党政管理类
管理规范和归档范围见《萍乡学院党政档案管理规范》
相关立卷部门：党委办公室（行政办公室）、监察审计处、组织部、人事处 、 宣传（统战）部、保卫处、工会、团委、后勤管理处、学工处、招生就业处、 图书馆、 档案馆、各学院
(二)教学类
管理规范和归档范围见《萍乡学院教学档案管理规范》
相关立卷部门：教务处、各学院
(三)科研类
管理规范和归档范围见《萍乡学院科研档案管理规范》
相关立卷部门：科学研究处
(四)基本建设类
管理规范和归档范围见《萍乡学院基本建设项目档案管理规范》
相关立卷部门：基建处
(五)仪器设备类
管理规范和归档范围见《萍乡学院设备仪器档案管理规范》
相关立卷部门：后勤管理处、招标采购办、设备管理处、各学院
(六)产品生产类
管理规范和归档范围见《萍乡学院产品科技开发档案管理规范》
相关立卷部门：后勤管理处、各学院
(七)出版物类
管理规范和归档范围见《萍乡学院出版类档案管理规范》
相关立卷部门：宣传部、科学研究处、高教研究与质量评估中心
（八）外事类
管理规范和归档范围见《萍乡学院外事档案管理规范》
相关立卷部门：国际教育与交流中心
(九)财会类
管理规范和归档范围见《萍乡学院财会档案管理规范》
相关立卷部门：计划财务处、继续教育学院、后勤管理处、各学院。
第二十条 学校档案机构参照《高等学校档案实体分类法》对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，必须由档案部门或档案部门委托的业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。
学校的所有对内对外合同都需在学院档案馆留存一份原件,否则不予生效和出帐。
第二十二条 学校对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照( 胶) 片、录像( 录音) 带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。具体办法见《萍乡学院电子文件归档管理暂行办法》、《萍乡学院声像档案管理办法》、《萍乡学院实物档案管理办法〉
第二十三条 学校档案机构加强学院的重大活动的档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。
第二十四条 学校档案材料归档时间为：
（一）各部门应当在次年四月底前归档；
（二）各学院应当在次年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档；
（五）重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档；
（六）财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后由计财处移交学院档案机构统一保管；
（七）仪器设备档案应在设备验收完备投入使用后一年归档。
第二十五条 学校合并、升级等变动，应当依法、合理处置档案。
第二十六条 学校与其它单位分工协作完成的项目，档案馆应保存一整套档案。具体承担项目任务的学校有关单位或部门负有档案立卷和移交档案的责任，并负责协调将校外协作单位保存的与自己承担任务有关的档案正本复制件送档案馆保存。 对于以学院名义对外合作办学或以学院名义颁发学历学位证书的，校内相关单位、部门必须完整地向档案馆移交相关档案正本。
第二十七条 学校中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十八条 学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交学校档案馆保存。
第二十九条 学校各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由学校档案机构集中管理。
第三十条 学校档案机构对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，按照国家档案局、中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。库房环境和设施要达到要求，做好防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗工作。档案机构工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。未经批准，非本馆（室）人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案馆（室）。具体规定见《萍乡学院档案库房管理及安全制度》。
学校档案机构要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。
第三十一条 学校档案机构按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三十二条 学校档案机构要加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与开放
第三十三条 学校档案馆设立专门的阅览室，提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、计算机查询系统，为档案利用者创造便利条件。
第三十四条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经学校档案馆馆长同意，涉及未公开的技术问题须经科研处负责人同意，必要时报请学校领导审查批准。
第三十五条 学校档案馆所保存的档案，主要供本学校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学校档案馆馆长同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校长批准。查阅学校党委、行政会议记录需经学校分管校领导和学校校长批准。
第三十六条 学校要切实落实 《高等学校档案管理办法》第三十二条“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定，理顺档案机构与校内教学、管理等部门的业务关系，非档案部门不得出具与档案相关的证明。在校学生的各类情况证明一般由相应学院和相关职能部门出具；学生毕业后需要成绩、学历、学籍、学位等证明须由档案馆根据馆藏档案出具。出具档案证明应按教育部要求加盖学院档案馆公章，非档案部门章不得使用。
第三十七条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请院领导批准。
第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案馆馆长同意并报校长批准。
第三十九条 学校档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第五章 条件保障
第四十条 学校为校档案馆和基层部门档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房或档案专柜，并配备必要的设施，确保档案安全。
第四十一条 学校将档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十二条 学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案馆( 室) 建设，保障档案信息化建设与高校数字化校园建设同步进行。
第六章 考核、奖励与处罚
第四十三条 学校档案工作建立检查、考核和评估制度。明确岗位职责，对优秀的专（兼）职档案员和突出的服务成果、研究成果学校给予奖励。实施档案管理“一票否决”考核制度，对档案管理不合格单位和个人，取消评奖评优资格。
第四十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰：
（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；
（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；
（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；
（四）将重要或珍贵档案捐赠给学院档案机构的；
（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的；
（六）被国家、省级行政部门表彰的档案工作先进集体和先进个人；
（七）首次被省档案行政管理部门评为省特级、省一级档案馆（室 ）的。
第四十五条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）违反规定出具档案证明的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第四十六条 本《办法》由学校档案馆或学校分管档案工作领导负责解释，自校长办公会批准之日起实施。
